Grunnleggende oppbygging av idrettslaget

Idrettslag i Norge er «selveiende» og «frittstående» rettssubjekter. Hovedlaget i Hasle-Løren er den juridiske enheten i idrettslaget vårt, med gruppene som underliggende grupper.

Som idrettslag er Hasle-Løren blant annet underlagt Norges Idrettsforbunds (NIFs) lover, Hasle-Lørens vedtekter og årsmøtevedtak. Hasle-Løren kan ikke ha bestemmelser i egen lov som er i strid med det lovnormen fastsetter.
Idrettslagets virksomhet er underlagt samfunnets alminnelige lovgivning, som dermed danner grunnlaget for hvordan virksomheten og aktiviteten drives. Eksempler er regnskapsloven, skatteloven og arbeidsmiljøloven, som eksempelvis ivaretar Hasle-Lørens ansattes rettigheter, uansett om de har arbeidsoppgaver for gruppene eller hovedlaget.
At Hasle-Løren er frittstående betyr at det er idrettslagets medlemmer som gjennom de valgte organer (årsmøte, hovedstyret m.v.) har det avgjørende ord.
Hasle-Løren svarer med hele sin formue for de forpliktelser vi pådrar oss. Dette gjelder også forpliktelser de enkelte grupper måtte pådra idrettslaget. Dersom en gruppe ikke greier å dekke sin gjeld med de midler de har til disposisjon, kan kreditor kreve å få dekket dette av Hasle-Lørens samlede midler.
Inngås det en avtale, er det Hasle-Løren, og ikke den som inngår avtalen på lagets vegne, som er part i avtalen. Det betyr også at ingen er personlig ansvarlig for lagets forpliktelser, forutsatt at avtaler ikke er inngått i strid med fullmakter eller lov.
Hasle-Løren eier selv sin formue; verken medlemmer eller utenforstående kan derfor gjøre krav på andel av lagets formue, selv ikke dersom medlemmene ved enstemmighet gjør et slikt vedtak.

Organisasjon

Organisasjonsplan

Organisasjonsplanen vedtas årlig i årsmøtet og er sist vedtatt på årsmøtet i 2020.

Hasle-Løren er et allianseidrettslag hvor det velges et styre for respektive gruppe. Lederne av hver gruppe danner hovedstyret sammen med arbeidsutvalget. Innebandygruppen ledes per nå av arbeidsutvalget.

Alle grupper har eget gruppestyre med minst tre medlemmer. Nærmere detaljer rundt organisasjon av og roller i de ulike gruppene finnes i respektive gruppes sportsplan med tilhørende dokumenter for de gruppene der dette er utarbeidet.

· Fotball; https://fotball.hasle-loren.no/kvalitetsklubb/

· Ishockey; pending

· Håndball; pending

· Ski; pending

· Sykkel; pending

· Innebandy; pending

Årsmøtet

Årsmøtet er idrettslagets høyeste organ og avholdes hvert år i mars måned med mindre NIF gjør særskilte unntak respektive år. Årsmøtets oppgaver er nærmere beskrevet i idrettslagets lov. Der fremgår det også hvordan årsmøtet skal innkalles. Hasle-Løren har i tillegg valgt å ha en ordning der det i tillegg avholdes årlige møter i gruppene. Disse årlige møtene må være avholdt i forkant av hovedlagets årsmøte. Dersom det er gjort vedtak i strid med lover og vedtekter på gruppenes årlige møte, kan disse omgjøres på hovedlagets årsmøte. På samme måte kan styrevedtak i gruppene i prinsippet omgjøres av hovedstyret ved behov.

For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha fylt 15 år, vært medlem i idrettslaget i minst én måned og ha betalt kontingent.

Innkalling til årsmøtet annonseres på idrettslagets hjemmeside, sosiale media og eventuelt i lokalavis.

Årsmøtet legger grunnlaget for idrettslagets virksomhet og styrets arbeid. Alle som ønsker å være med på å bestemme hva idrettslaget skal gjøre, og hvordan den skal drives, bør delta på årsmøtet. Protokollen fra årsmøtet legges ut på idrettslagets hjemmeside.

Les mer
Lovhefte med lovnorm for idrettslag, om årsmøtet i §§ 13, 14, 15, 16 og 17
Sjekkliste for årsmøtet
Mal for innkalling til årsmøtet
Mal for årsberetning til årsmøtet
Mal for protokoll for årsmøtet

Dokumenter som presentasjoner, årsrapporter og beretninger/referat ligger tilgjengelig på idrettslagets hjemmeside.
http://www.hasle-loren.no/om-hasleloren/arsmote-med-beretninger/

Hovedstyret

Hovedstyret er idrettslagets høyeste styringsorgan mellom årsmøtene og gis mandat og fullmakt på årsmøtet. Med unntak av de forhold som er delegert til arbeidsutvalget, gruppestyrene, daglig leder eller enkeltpersoner iht NIFs lov §2-13 2.ledd, har hovedstyret myndighet til å ta beslutninger på idrettslagets vegne i alle saker. Noen saker kan ikke styrebehandles, men må behandles av årsmøtet. Det gjelder saker som fremgår av lovnormen, herunder saker som er av ekstraordinær karakter eller av betydelig omfang i forhold til idrettslagets størrelse og virksomhet. Dersom styret er i tvil, bør saken opp på årsmøtet. hovedstyret har delegert fullmakter til arbeidsutvalget for å lede idrettslagets arbeid aktivt og effektivt mellom hovedstyremøtene. Til hovedstyremøtene skal arbeidsutvalget forberede og legge frem saker for informasjon og vedtak. Hovedstyret består av arbeidsutvalget og alle gruppeledere. Det avholdes møter i hovedstyret etter behov, cirka annenhver måned.

Lovpålagte oppgaver for hovedstyret:

Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak
Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsvarlig måte, i samsvar med de vedtakene som er fattet på årsmøtet eller i et overordnet organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen og en forsvarlig økonomistyring
Etter behov oppnevne komiteer, utvalg eller personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for deres funksjon
Representere idrettslaget utad
Oppnevne ansvarlig for politiattester

Andre viktige oppgaver:

Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap
Påse at idrettens retningslinjer for aktiviteten i idrettslaget blir fulgt
Stå for idrettslagets daglige ledelse
Arbeidsgiveransvar for ansatte
Legge frem innstilling til årsmøtet på kandidater til valgkomité. I Hasle-Løren har normalt sett lederne i respektive gruppestyre dannet valgkomiteen til arbeidsutvalget. I gruppene danner lagledere valgkomiteen. Vedtakene gjøres på årsmøtet.
Oppnevne eller engasjere regnskapsfører
Lage årsberetning fra hovedstyret til årsmøtet
Vedta maler og rammer for avtaler; sponsorer, innkjøp, profilering med mer
Oppdatering av klubbhåndboken

Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Styremedlemmene plikter å respektere et styrevedtak, selv om det er fattet mot vedkommendes egen stemme.

Styremøter kan avholdes per e-post eller per telefon, se lovnorm § 9. Det skal alltid føres protokoll fra styremøtene. Hvert styremøte bør innledningsvis starte med spørsmål om det foreligger mulig inhabilitet i noen av sakene, og behandlingen av inhabilitet skal alltid protokolleres. Om inhabilitet, se lovnorm § 8.

http://www.hasle-loren.no/om-hasleloren/hovedstyrereferat/

Arbeidsutvalget (AU)

AU skal ta initiativ, behandle saker og ta beslutninger innenfor vedtatte mål og budsjetter, slik oppgavene og fullmaktene er delegert fra hovedstyret. AU består av leder, nestleder og tre styremedlemmer. Det avholdes møter i AU etter behov, ca 6-8 ganger pr. år.

Utover styreleder og nestleder som velges av årsmøtet konstituerer arbeidsutvalget seg selv og fordeler roller og arbeidsoppgaver seg imellom. Arbeidsutvalget etablerer arbeids-/ prosjektgrupper der dette anses hensiktsmessig for fremdrift i enkeltsaker eller områder det er vedtatt å utvikle det kommende året.

AU har ansvar for å (ikke uttømmende liste):

Følge opp alle saker delegert fra hovedstyret, løpende og særskilt.
Vedta saker som skal legges frem for årsmøte.
Godkjenne avtaler innenfor vedtatte maler og rammer i hovedlaget og avtaler over kr 100.000 i gruppene som ikke er budsjettert og vedtatt i årsmøtet; sponsorer, innkjøp, trenere, ansettelser, profilering med mer, før de signeres av to medlemmer i respektive gruppestyre.
Godkjenne ansettelseskontrakter i hovedlaget, før de undertegnes av to styremedlemmer i AU.
Forhandle frem sponsor- og utstyrsavtaler for hovedlaget.
Overordnet økonomistyring i samarbeid med daglig leder. AU skal til enhver tid holde styret orientert om idrettslagets økonomiske tilstand og sørge for å iverksette planer og tiltak for å trygge denne.
Koordinere Hasle-Lørens kontakt med politikere, kommunal administrasjon, media og andre samarbeidspartnere.
Sikre at idrettslagets tillitsvalgte er kjent med i Hasle-Lørens rutiner, lover og regler.
Utøve arbeidsgiveransvar, fastsette lønnsjusteringer for hovedlaget, HMS arbeid og oppfølging av daglig leder.
Oppnevne ansvarlig for politiattester.
Fastsette agenda for styremøter, kalle inn og lede møtene.
Overordnet ansvar for utarbeidelse/videreutvikling av strategi og planer i idrettslaget.
I samarbeid med daglig leder påse at alle søknader om kommunale midler, private fond og lignende, blir skrevet og levert i rett tid.

At driften av idrettslaget skjer i henhold til overordnede myndigheters lover og påbud, samt at idrettslagets egne lover og retningslinjer følges opp
Overordnet ansvar for at idrettslaget holder seg faglig ajour og utvikler både utøvere, trenere, dommere og tillitsvalgte.
Samarbeide med og motivere de øvrige tillitsvalgte i idrettslaget til å gjøre den jobben de er valgt til.

Gruppene, herunder lag eller avdelinger

Gruppestyrene er ansvarlig for gruppens administrative, sportslige og økonomiske ledelse – i samsvar med idrettslagets lover og bestemmelser. Gruppelederne skal være medlemmer av hovedstyret i henhold til Hasle-Lørens gjeldende vedtekter.

Gruppene er ansvarlig for egen aktivitet og er hovedansvarlig for kontakten med tilhørende særforbund.

Ansvar for å:

Planlegge og lede aktiviteten i gruppen.
Utøvelse av arbeidsgiveransvar for ansatte i gruppen
Forhandle frem sponsoravtaler for gruppen, og legge dem frem for AU til godkjenning (jfr. NIFs lov §§13-1 og 13-2).
Forhandle frem og inngå trenerkontrakter etter maler godkjent av hovedstyret. Avtaler sendes daglig leder umiddelbart etter inngåelse.
Forhandle frem avtaler for ansettelsesforhold gjeldende for arbeid i gruppen, innenfor rammer gitt av hovedstyret.
Sikre økonomistyring etter budsjett innstilt på gruppens årlige møte og vedtatt på årsmøte. Ved kjøp over kr. 10.000, som ikke er iht godkjent budsjett, skal det fattes styrevedtak i gruppen før kjøpet gjennomføres.
Sende daglig leder informasjon om investeringer og avtaler på engangsbeløp eller årlige utgifter som overstiger kr. 100.000 kr, minst èn uke før kjøp gjennomføres eller avtale inngås. Daglig leder avgjør om saken må vurderes av hovedstyret eller AU, med påfølgende utsettelse som konsekvens.
Planlegge og gjennomføre stevnearrangementer. Alle arrangementer som kan få økonomiske konsekvenser utover budsjett skal godkjennes av AU.

Gruppene, herunder lag eller avdelinger, er økonomisk underlagt hovedlaget. I denne sammenheng er det viktig å poengtere at gruppene, herunder lag eller avdelinger, i utgangspunktet ikke har egne og uavhengige inntekter, jfr NIFs basislovnorm for IL, §23, 3.ledd. Tabellen nedenfor sammenfatter hovedlagets og gruppenes oppgaver og ansvar sett i forhold til hverandre. Denne oppdelingen skal være styrende for planlegging og ansvarsfordeling.

Hasle-Lørens administrasjon

Hasle-Lørens administrasjon består i 2021 av daglig leder, driftsleder og vaktmesterassistent, samt banemenn i ishallen. Idrettslaget har i tillegg ekstern regnskapsfører som utfører spesifikke regnskapsrelaterte oppgaver.

Oppgaver, myndighet og ansvar for stillingene er bestemt av ansettelseskontrakter, retningslinjer og vedtak fra hovedstyret. Hasle-Lørens administrasjon skal fokusere på å legge forholdene til rette for utøvere, tillitsvalgte og ansatte, slik at idrettslagets og medlemmenes målsettinger nås i størst mulig grad. Dette gjøres bl.a. gjennom å skape gode samarbeidsrelasjoner, utnytte og samordne idrettslagets ressurser og initiere forbedringer.

Daglig leder for hovedlaget har ansvar for å:

Kontinuerlig overvåke idrettslagets økonomiske mål og utvikling og legge frem for hovedstyret forslag til beslutninger i samarbeid med arbeidsutvalget i hovedstyret og hovedstyrets leder.
Rapportere idrettslagets situasjon til hovedstyret, samt hendelser og utvikling av betydning.
Sørge for at idrettslaget til enhver tid er ajour med sine økonomiske forpliktelser, og umiddelbart informere hovedstyret om eventuelle avvik fra dette.
Arbeide for å oppnå det beste mulige tillitsforhold internt med samtlige ansatte/hovedstyret/ledere for respektive grupper samt eksternt overfor idrettslagets medlemmer/støtteapparat, kunder, leverandører, offentlige myndigheter og andre forretningsforbindelser.
I tillegg til ovennevnte arbeidsoppgaver, spesielt arbeide med de prioriterte saker som hovedstyret til enhver tid har spesifisert, og som er dokumentert i styrereferatene.
Bidra til en positiv klubbutvikling ved å iverksette prosesser og sammen med hovedstyre etablere grupper/komiteer som kan bidra på definerte områder som anleggsutvikling, sponsorarbeid etc.
Være bindeleddet mellom idrettslagets tillitsvalgte og ekstern regnskapsfører og tilrettelegge for regnskapsførers bokføring, herunder (ikke uttømmende) mottak av fakturaer, innhenting av nødvendig godkjenning internt i idrettslaget, kontering og distribusjon av bilag, lønnsgrunnlag etc. til regnskapsfører.

Kontrollutvalg

Hasle-Løren skal, som følge av at vi har en omsetning på over 5 million årlig, følge regnskapsbestemmelsene i regnskapsloven og revisjonsbestemmelsene i revisorloven og skal engasjere revisor og velge kontrollutvalg. Kontrollutvalgets oppgaver følger av lovnorm §21.

Ansvar for å:

Føre tilsyn med organisasjonsleddets økonomi. Påse at organisasjonsleddets midler er anvendt i henhold til lover, vedtak, bevilgninger og økonomiske rammer, samt at de foretatte økonomiske disposisjoner er i samsvar med organisasjonsleddets lov og beslutninger fattet av årsmøtet.
Forsikre seg om at organisasjonsleddets interne økonomiske kontroll er hensiktsmessig og forsvarlig.
Påse at organisasjonsleddets regnskapsførsel er pålitelig og at dets årsregnskap og delårsrapporter gir et korrekt uttrykk for organisasjonsleddets drift og finansielle stilling. Kontrollutvalget skal ha adgang til samtlige regnskaper og de forskjellige styre- og utvalgsprotokoller, og skal gjøre seg kjent med avgitte rapporter fra den engasjerte revisor.
Avgi sin beretning til årsmøtet om sin gjennomgåelse av årsregnskapet/årsregnskapene og organisasjonsleddets anliggender for øvrig, herunder budsjetter og budsjettoppfølging, forvaltning generelt og styrets arbeid/beretning. For øvrig skal kontrollutvalget løpende ta opp forhold den finner nødvendig og rapportere til organisasjonsleddets styre og revisor.
Be engasjert revisor utføre spesielle revisjonshandlinger som den ønsker utført, dersom kontrollkomiteen finner det påkrevd.

Øvrige utvalg/komiteer

Mandat og oppgaver for utvalg/komiteer som er lovpålagte, går frem av idrettslagets lov. Det gjelder kontrollutvalg, valgkomité og eventuelt øvrige utvalg/komitéer.

For de styreoppnevnte utvalgene bør ansvar og hovedoppgaver for utvalgene beskrives av styret selv når styret vedtar å opprette utvalgene. Slik blir det lett å finne ut hva de tillitsvalgte i komiteer og utvalg kan og skal gjøre. Beskrivelsen bør inneholde hvordan utvalget/komiteen er bygd opp, og hvilket mandat og hvilke oppgaver utvalget/komiteen har.

Idrettslagets lov

Idrettslaget har en egen lov. Loven er basert på lovnorm for idrettslag, som finnes på NIFs hjemmeside. Lovnormen er ufravikelig og inneholder et minimum av det idrettslaget må ha i sin egen lov. Idrettslaget kan vedta tillegg til loven, men tilleggene må ikke være i strid med lovnormen. Alle lovendringer må vedtas av årsmøtet og godkjennes av idrettskretsen.

Les mer
http://www.hasle-loren.no/om-hasleloren/vedtekter/